Bokaflow má dvě části. Licence spravují smlouvy s držiteli práv a připravují výkazy licenčních poplatků. Sklad eviduje tituly, doklady a stav zásob. Sklad můžete používat i samostatně. Licence stavějí na skladu: prodej zapsaný ve skladu se sám promítne do výkazu.
Smluvní podmínky zadáte jednou. Výpočet, výkazy pro partnery i přehled plateb pak připraví Bokaflow.
Jedna licence může pokrývat vázanou vazbu, brožovanou vazbu, e-knihu i audioknihu. Každý formát má vlastní sazby.
Sazba se může měnit podle počtu prodaných kusů od začátku licence. Kusy nad hranicí pásma se počítají novou sazbou, i když hranici překročí jediný prodej.
Pro každý formát zvolíte, zda se licenční poplatek počítá z maloobchodní ceny, nebo z čisté ceny po slevě.
Ve smlouvě evidujete držitele práv i agenturu, která ho zastupuje, a určíte, komu se licenční poplatek platí.
Měsíčně, čtvrtletně, pololetně nebo ročně, podle toho, co máte ve smlouvě.
Začátek a konec licence, předčasné ukončení a interní poznámka, kterou partner neuvidí.
Přehled licenčních podmínek v PDF, v angličtině, připravený k odeslání partnerovi.
Po prvním potvrzeném výkazu jsou podmínky smlouvy uzamčené. Pokud se dohodnete na nových, ukončíte licenci a založíte novou.
Bokaflow po skončení období sám připraví návrhy výkazů a v aplikaci vám dá vědět, že jsou hotové.
Do výkazu vstupují prodeje i vrácené a stornované kusy, takže licenční poplatek odpovídá tomu, co se opravdu prodalo.
Návrh si prohlédnete v PDF s označením „návrh“. Potvrdíte ho samostatně nebo více výkazů najednou.
Pokud po vytvoření návrhu nahrajete další prodeje, otevřené výkazy se přepočítají. Přepočítat je můžete i ručně.
Do období s potvrzeným výkazem už nelze nic zapsat. Bokaflow vám místo toho nabídne opravu v následujícím období.
Poslední výkaz, který jste ještě neoznačili jako odeslaný, můžete znovu otevřít a opravit.
PDF s výpočtem licenčního poplatku, započtenou zálohou a přehledem pohybu zásob titulu za období.
PDF vybraných výkazů stáhnete najednou, zabalené v jednom souboru ZIP.
Potvrzené výkazy vyexportujete do Excelu ve formátu BISG, mezinárodním standardu pro licenční výkazy.
Výkaz pošlete partnerovi sami a v Bokaflow si poznamenáte, že je odeslaný. Vždy víte, co už odešlo a co ne.
Zálohu zadáte u smlouvy. Po aktivaci licence se objeví mezi platbami k úhradě.
Záloha se ve výkazech započte proti licenčním poplatkům. Licenční poplatek platíte až po jejím vyčerpání.
Nezaplacené zálohy i licenční poplatky vidíte na jednom místě a u každého výkazu víte, zda je zaplacený.
Platbu označíte jako zaplacenou a zadáte datum úhrady, i zpětně.
Podklad s údaji o platbě pro partnera v PDF. Podle něj zadáte platbu ve své bance.
Licenci vedete v měně, ve které jste ji podepsali, například v dolarech nebo librách.
Bokaflow si každý pracovní den stahuje kurzy Evropské centrální banky. Pokud pro daný den kurz není, použije nejbližší předchozí.
U smlouvy určíte, zda se použije kurz ke konci období, nebo ke dni potvrzení výkazu.
Použitý kurz, jeho datum a zdroj jsou uvedeny ve výkazu. Návrh výkazu počítá s předběžným kurzem.
Smlouvy, které už běží, zadáte ve formuláři nebo nahrajete najednou ze souboru CSV podle vzoru. Chybějící tituly se přitom založí.
Ke smlouvě zadáte zůstatek zálohy a nezaplacený licenční poplatek z období před Bokaflow. Výkazy na ně navážou.
Každý pohyb knihy má svůj doklad. Stav zásob tak sedí a prodeje jsou připravené pro výkazy.
Kód EAN, ISBN nebo vlastní, cena bez DPH a sazba DPH. Titul, který už neprodáváte, vyřadíte bez ztráty historie.
E-knihy a jiné tituly bez fyzických kusů evidujete bez sledování stavu zásob.
Vlastní sklad, sklad u distributora i knihy v komisi v knihkupectvích. Jeden ze skladů nastavíte jako výchozí.
Příjem z tiskárny, ostatní příjem, prodej, vrácení k původnímu prodeji, reklamace, vzorky, ostatní výdej, přesun mezi sklady a inventura.
Rozpracovaný doklad můžete upravovat. Číslo dostane až při potvrzení.
Potvrzený doklad nesmažete, ale stornujete opačným dokladem. Je vidět, co se stalo a kdy.
Příjem, výdej, prodej i vrácení mohou být v cizí měně. Kurz se doplní sám, nebo ho zadáte ručně.
Každý doklad si stáhnete v PDF, vybrané doklady i najednou v jednom souboru ZIP.
Začnete stavem zásob k zvolenému dni. Starší prodeje můžete doplnit pro výkazy a stav zásob se jimi nezmění.
Zadáte, kolik kusů opravdu máte. Bokaflow rozdíl vyrovná a sklad k datu inventury uzavře.
Všechny pohyby titulu v jednom seznamu, ke stažení v PDF, Excelu nebo CSV.
Pojmenujete si hladiny zásob pro všechny sklady dohromady nebo pro konkrétní sklad. Když titul klesne do nižší hladiny, Bokaflow vám dá vědět.
Hlášení o prodeji od distributora nahrajete jako soubor CSV. Sloupce ze souboru jednoduše přiřadíte k údajům v Bokaflow.
Přiřazení sloupců si uložíte. U dalšího hlášení od stejného distributora ho Bokaflow rozpozná sám.
Před importem uvidíte, co se zapíše, včetně vlivu na licenční poplatky. Pokud je v souboru chyba, nezapíše se nic.
Import vznikne jako rozpracovaný doklad. Dokud ho nepotvrdíte, můžete celý import vrátit.
Starší prodej nebo příjem z tiskárny nahrajete z jednoho souboru jako více dokladů, s odběratelem a datem ze souboru.
Stejný doklad se omylem nenahraje dvakrát.
Až 50 000 řádků. Větší soubor se zpracuje na pozadí, a když je hotový, Bokaflow vám dá vědět.
Pokud si nejste jisti formátem, stáhnete si vzor a podle něj připravíte vlastní soubor.
Držitel práv, agentura, knihkupectví i překladatel jsou v jednom adresáři.
Osoby i firmy s adresami. U každého kontaktu vidíte, v jaké roli vystupuje: držitel práv, agentura, odběratel, autor či překladatel.
Způsob platby, doprava, sleva a měna pro každého odběratele. V detailu odběratele máte všechno pohromadě.
Knihkupectví přiřadíte vlastní komisní sklad a vidíte, kolik vašich knih u něj je.
Zobrazí se přehledy pro ty části Bokaflow, které používáte.
Kolik kusů a v jaké hodnotě máte na skladech a jaké pohyby proběhly za zvolené období.
Odhad podle průměrného prodeje za posledních 90 dní. Kritické a pomalu se prodávající tituly vidíte zvlášť.
Jak se tituly prodávají, které se prodávají nejvíc a které stojí.
Přehled licenčních poplatků za zvolené období.
Bokaflow vám v aplikaci dá vědět, když je připravený výkaz, když titul klesne do nízké hladiny zásob nebo když je hotový import či export.
Rozsáhlý import nebo export běží na pozadí a mezitím můžete pracovat dál.
Seznam licencí, výkazů, plateb, dokladů, pohybů i stav skladů stáhnete do Excelu nebo CSV, s čísly a daty ve formátu, jaký používáte.
Nic neinstalujete a nepotřebujete IT oddělení. Stačí prohlížeč a připojení k internetu.
Stávající smlouvy i zůstatky záloh přenesete hned na začátku. Pokud si chcete nejdřív promluvit, napište nám. Rádi vám ukážeme, jak by to vypadalo ve vašem nakladatelství.
