1. Kdo zpracovává vaše údaje
Správcem ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“) a slovenského zákona č. 18/2018 Z. z. o ochraně osobních údajů je společnost Bokaflow s. r. o., se sídlem Partizánska 3261/18, 058 01 Poprad, Slovenská republika, IČO 50 962 795, zapsaná v Obchodním rejstříku Okresního soudu Prešov, oddíl Sro, vložka č. 34860/P (dále jen „my“ nebo „poskytovatel“).
Tento dokument vysvětluje, jaké osobní údaje zpracováváme při provozu webu bokaflow.com a služby Bokaflow dostupné na app.bokaflow.com, za jakým účelem, jak dlouho a jaká máte práva. Pojmy jako „služba“, „uživatel“, „účet“ a „data uživatele“ mají stejný význam jako ve Všeobecných obchodních podmínkách.
Pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO) jsme nejmenovali, protože nám to GDPR v rozsahu naší činnosti neukládá. Ve všech otázkách ochrany údajů nás kontaktujte na info@bokaflow.com.
2. Jaké údaje zpracováváme
Jako správce zpracováváme tyto údaje o uživatelích služby a návštěvnících webu:
- Registrační a účtové údaje — jméno, e-mail, heslo v podobě kryptografického otisku, příslušnost k firmě (tenantovi), role a nastavení účtu.
- Fakturační údaje — obchodní firma, adresa, IČO, DIČ, IČ DPH, zvolený plán a historie plateb. Údaje o platební kartě zadáváte přímo platební bráně; my k nim nemáme přístup.
- Údaje o používání — data přihlášení, záznamy o provedených operacích v aplikaci (audit log), IP adresa, typ zařízení a prohlížeče.
- Komunikace — obsah zpráv, které nám pošlete e-mailem nebo přes kontaktní formulář na webu, včetně jména a e-mailu, které přitom uvedete.
- Technické záznamy — logy serveru a aplikace potřebné pro provoz, zabezpečení a řešení chyb.
Osobní údaje třetích osob, které do služby vkládáte vy (například kontakty autorů a partnerů), nezpracováváme jako správce, ale jménem uživatele jako zpracovatel. Toto zpracování upravuje bod 4.
Nezpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů a neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování s právními nebo podobně závažnými účinky.
3. Účely a právní základy
- Registrace, poskytování služby a správa účtu — plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR).
- Fakturace, evidence plateb a účetnictví — plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR), zejména podle zákona o účetnictví a zákona o DPH.
- Technická podpora a komunikace se zákazníky — plnění smlouvy, případně náš oprávněný zájem odpovídat na dotazy (písm. b a f).
- Odpovědi na zprávy z kontaktního formuláře — opatření přijatá před uzavřením smlouvy na vaši žádost, případně oprávněný zájem (písm. b a f).
- Zabezpečení služby, audit log a prevence zneužití — oprávněný zájem na ochraně služby, dat uživatelů a prokazatelnosti provedených operací (písm. f).
- Uplatňování a obhajoba právních nároků — oprávněný zájem (písm. f).
- Zasílání informací o novinkách v produktu — oprávněný zájem vůči stávajícím zákazníkům nebo souhlas (písm. f nebo a); odhlásit se můžete kdykoli odkazem ve zprávě nebo e-mailem.
Poskytnutí registračních a fakturačních údajů je smluvním požadavkem. Bez nich vám službu nemůžeme poskytnout.
4. Data vložená do aplikace
Data, která do služby vložíte nebo naimportujete (tituly, licenční smlouvy, prodeje, skladové doklady, kontakty, licenční výkazy), zůstávají vaše. Pokud obsahují osobní údaje fyzických osob, jste ve vztahu k nim správcem vy a my vystupujeme jako zpracovatel podle čl. 28 GDPR.
Ustanovení tohoto bodu tvoří smlouvu o zpracování osobních údajů mezi vámi a poskytovatelem. Uzavíráte ji přijetím Všeobecných obchodních podmínek a trvá po celou dobu poskytování služby.
4.1 Předmět a rozsah zpracování
- Předmět a účel — uchovávání a zpracování dat uživatele výhradně za účelem poskytování služby podle obchodních podmínek.
- Subjekty údajů — autoři, překladatelé, ilustrátoři a další držitelé práv, literární agenti, zákazníci a obchodní partneři uživatele a jejich kontaktní osoby.
- Kategorie údajů — jméno a příjmení, adresa, e-mail, telefon, bankovní spojení, údaje z licenčních smluv, údaje o licenčních odměnách, zálohách a platbách a další údaje, které do služby vloží uživatel.
- Doba — po dobu trvání smlouvy a lhůty pro export po jejím skončení podle bodu 6.
Do služby nevkládejte zvláštní kategorie osobních údajů (například údaje o zdraví) ani údaje, k jejichž zpracování nemáte právní základ. Za zákonnost vložení údajů a za splnění informační povinnosti vůči subjektům údajů odpovídáte vy.
4.2 Naše povinnosti jako zpracovatele
- Údaje zpracováváme jen na základě vašich doložených pokynů, kterými jsou obchodní podmínky, vaše nastavení a úkony ve službě. Pokud bychom pokyn považovali za rozporný s právními předpisy, upozorníme vás.
- Údaje nepoužíváme pro vlastní účely, neprodáváme je a neposkytujeme třetím stranám s výjimkou dalších zpracovatelů podle bodu 5 a případů, kdy nám to ukládá zákon.
- Osoby, které mají na naší straně přístup k údajům, jsou vázány mlčenlivostí.
- Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření podle bodu 8.
- Pomáháme vám přiměřenými prostředky při vyřizování žádostí subjektů údajů, při posouzení vlivu a při plnění vašich povinností vůči dozorovému úřadu. Žádosti subjektů údajů, které obdržíme přímo, vám bez zbytečného odkladu postoupíme.
- O porušení zabezpečení osobních údajů, které se týká vašich dat, vás informujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od jeho zjištění, s informacemi potřebnými ke splnění vaší ohlašovací povinnosti.
- Po skončení smlouvy vám umožníme data exportovat a následně je vymažeme podle bodu 6, pokud nám jejich uchování neukládá zákon.
- Na požádání vám poskytneme informace potřebné k prokázání plnění těchto povinností. Audit nebo kontrolu na místě lze provést po předchozím písemném oznámení nejméně 30 dní předem, v přiměřeném rozsahu a na náklady uživatele.
4.3 Přístup poskytovatele k vašim datům
K datům ve vašem účtu přistupujeme jen tehdy, je-li to nezbytné pro technickou podporu, kterou jste si vyžádali, pro odstranění chyby nebo bezpečnostního incidentu, nebo pokud nám to ukládá zákon. Přístup do účtu v rámci podpory se zaznamenává.
4.4 Další zpracovatelé
Udělujete nám obecné povolení zapojit další zpracovatele uvedené v bodě 5. Další zpracovatele zavazujeme stejnými povinnostmi ochrany údajů a za jejich plnění vám odpovídáme. O záměru přidat nebo nahradit dalšího zpracovatele vás informujeme e-mailem nebo v aplikaci nejméně 15 dní předem. Pokud se změnou nesouhlasíte, můžete do tohoto dne vznést námitku nebo smlouvu ukončit.
Data jednotlivých firem jsou ve službě technicky oddělena. Odpovědnost smluvních stran se řídí článkem 10 obchodních podmínek.
5. Komu údaje zpřístupňujeme
Údaje zpřístupňujeme jen v nezbytném rozsahu těmto příjemcům:
- Hosting a serverová infrastruktura (zpracovatel) — Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Německo.
- Doručování e-mailů (zpracovatel) — ZeptoMail, služba společnosti Zoho Corporation; zasílání systémových e-mailů a zpráv z kontaktního formuláře.
- Platební brána Barion — Barion Payment Zrt., Maďarsko; zpracovává platební údaje při úhradě předplatného jako samostatný správce podle vlastních zásad ochrany soukromí.
- Účetní a právní kancelář — v rozsahu potřebném ke splnění zákonných povinností a uplatnění nároků.
- Orgány veřejné moci — pokud nám to ukládá zákon.
Údaje zpracováváme v rámci Evropského hospodářského prostoru. Pokud by některý zpracovatel zpracovával údaje mimo něj, činí tak jen na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložek.
Vaše údaje neprodáváme ani nepoužíváme pro reklamní účely třetích stran.
6. Jak dlouho údaje uchováváme
- Údaje účtu a data uživatele — po dobu trvání smlouvy a následně 14 dní po skončení předplatného, během nichž si je můžete exportovat. Poté je nevratně vymažeme.
- Fakturační a účetní doklady — 10 let od konce roku, kterého se týkají, podle slovenského zákona o účetnictví.
- Technické logy — 12 měsíců.
- Komunikace s podporou a z kontaktního formuláře — 3 roky od poslední komunikace.
Pokud údaje potřebujeme k uplatnění nebo obhajobě právních nároků, uchováváme je až do skončení takového řízení. Po uplynutí uvedených dob údaje vymažeme nebo anonymizujeme.
7. Vaše práva
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte právo:
- na přístup k údajům a informaci o tom, jak je zpracováváme;
- na opravu nesprávných nebo neúplných údajů;
- na výmaz údajů, pokud již nejsou potřebné a nebrání tomu zákonná povinnost;
- na omezení zpracování;
- na přenositelnost údajů ve strukturovaném, běžně používaném formátu;
- vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu;
- odvolat souhlas, je-li zpracování založeno na souhlasu, bez vlivu na zákonnost zpracování před jeho odvoláním;
- podat návrh na zahájení řízení u Úřadu na ochranu osobních údajů Slovenské republiky (Úrad na ochranu osobných údajov SR), Hraničná 12, 820 07 Bratislava, dataprotection.gov.sk, případně podat stížnost u dozorového úřadu v členském státě svého obvyklého bydliště nebo místa výkonu práce, v České republice u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Svá práva uplatníte e-mailem na info@bokaflow.com. Odpovíme nejpozději do jednoho měsíce; v odůvodněných případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás budeme informovat. Před vyřízením žádosti můžeme ověřit vaši totožnost.
Pokud jste osobou, jejíž údaje do služby vložil některý náš uživatel (například autor nebo partner nakladatelství), obraťte se se žádostí přímo na něj, protože on je jejich správcem. Pokud se žádost dostane k nám, postoupíme mu ji.
8. Bezpečnost
Přenos údajů je šifrovaný (HTTPS). Hesla uchováváme výhradně v podobě kryptografického otisku. Data jednotlivých firem jsou v aplikaci logicky oddělena a přístup k nim je omezen oprávněními. Přístup k produkčním systémům má jen nezbytný počet pověřených osob.
Pokud by došlo k porušení zabezpečení osobních údajů s rizikem pro vaše práva, informujeme vás bez zbytečného odkladu a splníme svou ohlašovací povinnost vůči dozorovému úřadu.
10. Změny tohoto dokumentu
Tento dokument můžeme aktualizovat, například při změně funkcí služby, dalších zpracovatelů nebo právních předpisů. Na podstatné změny vás upozorníme e-mailem nebo v aplikaci předem, při změně dalších zpracovatelů ve lhůtě podle bodu 4.4.
Aktuální verze je vždy dostupná na této stránce. Dokument je vyhotoven ve slovenském jazyce; v případě rozporu s jeho překladem má přednost slovenské znění.
11. Kontakt
S dotazy k ochraně údajů se na nás obraťte na info@bokaflow.com nebo poštou na adresu Bokaflow s. r. o., Partizánska 3261/18, 058 01 Poprad, Slovenská republika.
Související dokument: Všeobecné obchodní podmínky.