Bokaflow má dve časti. Licencie spravujú zmluvy s držiteľmi práv a pripravujú výkazy licenčných poplatkov. Sklad eviduje tituly, doklady a stav zásob. Sklad môžete používať aj samostatne. Licencie stavajú na sklade: predaj zapísaný v sklade sa sám premietne do výkazu.
Zmluvné podmienky zadáte raz. Výpočet, výkazy pre partnerov aj prehľad platieb potom pripraví Bokaflow.
Jedna licencia môže pokrývať pevnú väzbu, brožovanú väzbu, e-knihu aj audioknihu. Každý formát má vlastné sadzby.
Sadzba sa môže meniť podľa počtu predaných kusov od začiatku licencie. Kusy nad hranicou pásma sa počítajú novou sadzbou, aj keď hranicu prekročí jediný predaj.
Pre každý formát zvolíte, či sa licenčný poplatok počíta z maloobchodnej ceny, alebo z čistej ceny po zľave.
Na zmluve evidujete držiteľa práv aj agentúru, ktorá ho zastupuje, a určíte, komu sa licenčný poplatok platí.
Mesačne, štvrťročne, polročne alebo ročne, podľa toho, čo máte v zmluve.
Začiatok a koniec licencie, predčasné ukončenie a interná poznámka, ktorú partner neuvidí.
Prehľad licenčných podmienok v PDF, v angličtine, pripravený na poslanie partnerovi.
Po prvom potvrdenom výkaze sú podmienky zmluvy uzamknuté. Ak sa dohodnete na nových, ukončíte licenciu a založíte novú.
Bokaflow po skončení obdobia sám pripraví návrhy výkazov a v aplikácii vám dá vedieť, že sú hotové.
Do výkazu vstupujú predaje aj vrátené a stornované kusy, takže licenčný poplatok zodpovedá tomu, čo sa naozaj predalo.
Návrh si pozriete v PDF s označením „návrh“. Potvrdíte ho samostatne alebo viac výkazov naraz.
Ak po vytvorení návrhu nahráte ďalšie predaje, otvorené výkazy sa prepočítajú. Prepočítať ich môžete aj ručne.
Do obdobia s potvrdeným výkazom sa už nedá nič zapísať. Bokaflow vám namiesto toho ponúkne opravu v nasledujúcom období.
Posledný výkaz, ktorý ste ešte neoznačili ako odoslaný, môžete znova otvoriť a opraviť.
PDF s výpočtom licenčného poplatku, započítanou zálohou a prehľadom pohybu zásob titulu za obdobie.
PDF vybraných výkazov stiahnete naraz, zbalené v jednom súbore ZIP.
Potvrdené výkazy vyexportujete do Excelu vo formáte BISG, medzinárodnom štandarde pre licenčné výkazy.
Výkaz pošlete partnerovi sami a v Bokaflow si poznačíte, že je odoslaný. Vždy viete, čo už odišlo a čo nie.
Zálohu zadáte pri zmluve. Po aktivácii licencie sa objaví medzi platbami na úhradu.
Záloha sa vo výkazoch započíta proti licenčným poplatkom. Licenčný poplatok platíte až po jej vyčerpaní.
Nezaplatené zálohy aj licenčné poplatky vidíte na jednom mieste a pri každom výkaze viete, či je zaplatený.
Platbu označíte ako zaplatenú a zadáte dátum úhrady, aj spätne.
Podklad s údajmi o platbe pre partnera v PDF. Podľa neho zadáte platbu vo svojej banke.
Licenciu vediete v mene, v ktorej ste ju podpísali, napríklad v dolároch alebo librách.
Bokaflow si každý pracovný deň preberá kurzy Európskej centrálnej banky. Ak pre daný deň kurz nie je, použije najbližší predchádzajúci.
Pri zmluve určíte, či sa použije kurz ku koncu obdobia, alebo ku dňu potvrdenia výkazu.
Použitý kurz, jeho dátum a zdroj sú uvedené vo výkaze. Návrh výkazu počíta s predbežným kurzom.
Zmluvy, ktoré už bežia, zadáte vo formulári alebo nahráte naraz zo súboru CSV podľa vzoru. Chýbajúce tituly sa pri tom založia.
K zmluve zadáte zostatok zálohy a nezaplatený licenčný poplatok z obdobia pred Bokaflow. Výkazy na ne nadviažu.
Každý pohyb knihy má svoj doklad. Stav zásob tak sedí a predaje sú pripravené pre výkazy.
Kód EAN, ISBN alebo vlastný, cena bez DPH a sadzba DPH. Titul, ktorý už nepredávate, vyradíte bez straty histórie.
E-knihy a iné tituly bez fyzických kusov evidujete bez sledovania stavu zásob.
Vlastný sklad, sklad u distribútora aj knihy v komisii v kníhkupectvách. Jeden zo skladov nastavíte ako predvolený.
Príjem z tlačiarne, ostatný príjem, predaj, vrátenie k pôvodnému predaju, reklamácia, vzorky, ostatný výdaj, presun medzi skladmi a inventúra.
Rozpracovaný doklad môžete upravovať. Číslo dostane až pri potvrdení.
Potvrdený doklad nezmažete, ale stornujete opačným dokladom. Vidno, čo sa stalo a kedy.
Príjem, výdaj, predaj aj vrátenie môžu byť v cudzej mene. Kurz sa doplní sám, alebo ho zadáte ručne.
Každý doklad si stiahnete v PDF, vybrané doklady aj naraz v jednom súbore ZIP.
Začnete stavom zásob k zvolenému dňu. Staršie predaje môžete doplniť pre výkazy a stav zásob sa nimi nezmení.
Zadáte, koľko kusov naozaj máte. Bokaflow rozdiel vyrovná a sklad k dátumu inventúry uzavrie.
Všetky pohyby titulu v jednom zozname, na stiahnutie v PDF, Exceli alebo CSV.
Pomenujete si hladiny zásob pre všetky sklady spolu alebo pre konkrétny sklad. Keď titul klesne do nižšej hladiny, Bokaflow vám dá vedieť.
Predajnú nahlášku od distribútora nahráte ako súbor CSV. Stĺpce zo súboru jednoducho priradíte k údajom v Bokaflow.
Priradenie stĺpcov si uložíte. Pri ďalšej nahláške od toho istého distribútora ho Bokaflow rozpozná sám.
Pred importom uvidíte, čo sa zapíše, vrátane vplyvu na licenčné poplatky. Ak je v súbore chyba, nezapíše sa nič.
Import vznikne ako rozpracovaný doklad. Kým ho nepotvrdíte, môžete celý import vrátiť.
Starší predaj alebo príjem z tlačiarne nahráte z jedného súboru ako viac dokladov, s odberateľom a dátumom zo súboru.
Ten istý doklad sa omylom nenahrá dvakrát.
Až 50 000 riadkov. Väčší súbor sa spracuje na pozadí a keď je hotový, Bokaflow vám dá vedieť.
Ak si nie ste istí formátom, stiahnete si vzor a podľa neho pripravíte vlastný súbor.
Držiteľ práv, agentúra, kníhkupectvo aj prekladateľ sú v jednom adresári.
Osoby aj firmy s adresami. Pri každom kontakte vidíte, v akej úlohe vystupuje: držiteľ práv, agentúra, odberateľ, autor či prekladateľ.
Spôsob platby, doprava, zľava a mena pre každého odberateľa. Na detaile odberateľa máte všetko pokope.
Kníhkupectvu priradíte vlastný komisionálny sklad a vidíte, koľko vašich kníh u neho je.
Zobrazia sa prehľady pre tie časti Bokaflow, ktoré používate.
Koľko kusov a v akej hodnote máte na skladoch a aké pohyby prebehli za zvolené obdobie.
Odhad podľa priemerného predaja za posledných 90 dní. Kritické a pomaly sa predávajúce tituly vidíte zvlášť.
Ako sa tituly predávajú, ktoré sa predávajú najviac a ktoré stoja.
Prehľad licenčných poplatkov za zvolené obdobie.
Bokaflow vám v aplikácii dá vedieť, keď je pripravený výkaz, keď titul klesne do nízkej hladiny zásob alebo keď je hotový import či export.
Rozsiahly import alebo export beží na pozadí a medzitým môžete pracovať ďalej.
Zoznam licencií, výkazov, platieb, dokladov, pohybov aj stav skladov stiahnete do Excelu alebo CSV, s číslami a dátumami vo formáte, aký používate.
Nič neinštalujete a nepotrebujete IT oddelenie. Stačí prehliadač a pripojenie na internet.
Existujúce zmluvy aj zostatky záloh prenesiete hneď na začiatku. Ak sa chcete najprv porozprávať, napíšte nám. Radi vám ukážeme, ako by to vyzeralo vo vašom vydavateľstve.
