1. Kto spracúva vaše údaje
Prevádzkovateľom v zmysle nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (ďalej len „GDPR") a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov je spoločnosť Bokaflow s. r. o., so sídlom Partizánska 3261/18, 058 01 Poprad, IČO 50 962 795, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Prešov, oddiel Sro, vložka č. 34860/P (ďalej len „my" alebo „poskytovateľ").
Tento dokument vysvetľuje, aké osobné údaje spracúvame pri prevádzke webu bokaflow.com a služby Bokaflow dostupnej na app.bokaflow.com, na aký účel, ako dlho a aké práva máte. Pojmy ako „služba", „používateľ", „účet" a „dáta používateľa" majú rovnaký význam ako vo Všeobecných obchodných podmienkach.
Zodpovednú osobu (DPO) sme neurčili, pretože nám to GDPR v rozsahu našej činnosti neukladá. Vo všetkých otázkach ochrany údajov nás kontaktujte na info@bokaflow.com.
2. Aké údaje spracúvame
Ako prevádzkovateľ spracúvame tieto údaje o používateľoch služby a návštevníkoch webu:
- Registračné a účtové údaje — meno, e-mail, heslo v podobe kryptografického odtlačku, príslušnosť k firme (tenantovi), rola a nastavenia účtu.
- Fakturačné údaje — obchodné meno, adresa, IČO, DIČ, IČ DPH, zvolený plán a história platieb. Údaje o platobnej karte zadávate priamo platobnej bráne; my k nim nemáme prístup.
- Údaje o používaní — dátumy prihlásení, záznamy o vykonaných operáciách v aplikácii (audit log), IP adresa, typ zariadenia a prehliadača.
- Komunikácia — obsah správ, ktoré nám pošlete e-mailom alebo cez kontaktný formulár na webe, vrátane mena a e-mailu, ktoré pri tom uvediete.
- Technické záznamy — logy servera a aplikácie potrebné na prevádzku, zabezpečenie a riešenie chýb.
Osobné údaje tretích osôb, ktoré do služby vkladáte vy (napríklad kontakty autorov a partnerov), nespracúvame ako prevádzkovateľ, ale v mene používateľa ako sprostredkovateľ. Toto spracúvanie upravuje bod 4.
Nespracúvame osobitné kategórie osobných údajov a nevykonávame automatizované rozhodovanie ani profilovanie s právnymi alebo podobne závažnými účinkami.
3. Účely a právne základy
- Registrácia, poskytovanie služby a správa účtu — plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR).
- Fakturácia, evidencia platieb a účtovníctvo — plnenie zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c GDPR), najmä podľa zákona o účtovníctve a zákona o DPH.
- Technická podpora a komunikácia so zákazníkmi — plnenie zmluvy, prípadne náš oprávnený záujem odpovedať na otázky (písm. b a f).
- Odpovede na správy z kontaktného formulára — opatrenia pred uzavretím zmluvy na vašu žiadosť, prípadne oprávnený záujem (písm. b a f).
- Zabezpečenie služby, audit log a prevencia zneužitia — oprávnený záujem na ochrane služby, dát používateľov a preukázateľnosti vykonaných operácií (písm. f).
- Uplatňovanie a obhajoba právnych nárokov — oprávnený záujem (písm. f).
- Zasielanie informácií o novinkách v produkte — oprávnený záujem voči existujúcim zákazníkom alebo súhlas (písm. f alebo a); odhlásiť sa môžete kedykoľvek odkazom v správe alebo e-mailom.
Poskytnutie registračných a fakturačných údajov je zmluvnou požiadavkou. Bez nich vám službu nevieme poskytnúť.
4. Dáta vložené do aplikácie
Dáta, ktoré do služby vložíte alebo naimportujete (tituly, licenčné zmluvy, predaje, skladové doklady, kontakty, licenčné výkazy), zostávajú vaše. Ak obsahujú osobné údaje fyzických osôb, ste vo vzťahu k nim prevádzkovateľom vy a my vystupujeme ako sprostredkovateľ podľa čl. 28 GDPR.
Ustanovenia tohto bodu tvoria zmluvu o spracúvaní osobných údajov medzi vami a poskytovateľom. Uzatvárate ju prijatím Všeobecných obchodných podmienok a trvá po celý čas poskytovania služby.
4.1 Predmet a rozsah spracúvania
- Predmet a účel — uchovávanie a spracúvanie dát používateľa výlučne na účel poskytovania služby podľa obchodných podmienok.
- Dotknuté osoby — autori, prekladatelia, ilustrátori a iní držitelia práv, literárni agenti, zákazníci a obchodní partneri používateľa a ich kontaktné osoby.
- Kategórie údajov — meno a priezvisko, adresa, e-mail, telefón, bankové spojenie, údaje z licenčných zmlúv, údaje o licenčných odmenách, zálohách a platbách a ďalšie údaje, ktoré do služby vloží používateľ.
- Doba — po dobu trvania zmluvy a lehoty na export po jej skončení podľa bodu 6.
Do služby nevkladajte osobitné kategórie osobných údajov (napríklad údaje o zdraví) ani údaje, na ktorých spracúvanie nemáte právny základ. Za zákonnosť vloženia údajov a za splnenie informačnej povinnosti voči dotknutým osobám zodpovedáte vy.
4.2 Naše povinnosti ako sprostredkovateľa
- Údaje spracúvame len na základe vašich zdokumentovaných pokynov, ktorými sú obchodné podmienky, vaše nastavenia a úkony v službe. Ak by sme považovali pokyn za rozporný s právnymi predpismi, upozorníme vás.
- Údaje nepoužívame na vlastné účely, nepredávame ich a neposkytujeme tretím stranám s výnimkou ďalších sprostredkovateľov podľa bodu 5 a prípadov, keď nám to ukladá zákon.
- Osoby, ktoré majú na našej strane prístup k údajom, sú viazané mlčanlivosťou.
- Prijímame primerané technické a organizačné opatrenia podľa bodu 8.
- Pomáhame vám primeranými prostriedkami pri vybavovaní žiadostí dotknutých osôb, pri posúdení vplyvu a pri plnení vašich povinností voči dozornému orgánu. Žiadosti dotknutých osôb, ktoré dostaneme priamo, vám bez zbytočného odkladu postúpime.
- O porušení ochrany osobných údajov, ktoré sa týka vašich dát, vás informujeme bez zbytočného odkladu, najneskôr do 48 hodín od jeho zistenia, s informáciami potrebnými na splnenie vašej oznamovacej povinnosti.
- Po skončení zmluvy vám umožníme dáta exportovať a následne ich vymažeme podľa bodu 6, ak nám ich uchovanie neukladá zákon.
- Na požiadanie vám poskytneme informácie potrebné na preukázanie plnenia týchto povinností. Audit alebo kontrolu na mieste je možné vykonať po predchádzajúcom písomnom oznámení najmenej 30 dní vopred, v primeranom rozsahu a na náklady používateľa.
4.3 Prístup poskytovateľa k vašim dátam
K dátam vo vašom účte pristupujeme len vtedy, ak je to nevyhnutné na technickú podporu, ktorú ste si vyžiadali, na odstránenie chyby alebo bezpečnostného incidentu, alebo ak nám to ukladá zákon. Prístup do účtu v rámci podpory sa zaznamenáva.
4.4 Ďalší sprostredkovatelia
Udeľujete nám všeobecné povolenie zapojiť ďalších sprostredkovateľov uvedených v bode 5. Ďalších sprostredkovateľov zaväzujeme rovnakými povinnosťami ochrany údajov a za ich plnenie vám zodpovedáme. O zámere pridať alebo nahradiť ďalšieho sprostredkovateľa vás informujeme e-mailom alebo v aplikácii najmenej 15 dní vopred. Ak so zmenou nesúhlasíte, môžete do tohto dňa vzniesť námietku alebo zmluvu ukončiť.
Dáta jednotlivých firiem sú v službe technicky oddelené. Zodpovednosť zmluvných strán sa riadi článkom 10 obchodných podmienok.
5. Komu údaje sprístupňujeme
Údaje sprístupňujeme len v nevyhnutnom rozsahu týmto príjemcom:
- Hosting a serverová infraštruktúra (sprostredkovateľ) — Hetzner Online GmbH Industriestr. 25 91710 Gunzenhausen, Germany.
- Doručovanie e-mailov (sprostredkovateľ) — ZeptoMail, služba spoločnosti Zoho Corporation ; zasielanie systémových e-mailov a správ z kontaktného formulára.
- Platobná brána Barion — Barion Payment Zrt., Maďarsko; spracúva platobné údaje pri úhrade predplatného ako samostatný prevádzkovateľ podľa vlastných zásad ochrany súkromia.
- Účtovná a právna kancelária — v rozsahu potrebnom na splnenie zákonných povinností a uplatnenie nárokov.
- Orgány verejnej moci — ak nám to ukladá zákon.
Údaje spracúvame v rámci Európskeho hospodárskeho priestoru. Ak by niektorý sprostredkovateľ spracúval údaje mimo neho, robí tak len na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti alebo štandardných zmluvných doložiek.
Vaše údaje nepredávame ani nepoužívame na reklamné účely tretích strán.
6. Ako dlho údaje uchovávame
- Údaje účtu a dáta používateľa — po dobu trvania zmluvy a následne 14 dní po skončení predplatného, počas ktorých si ich môžete exportovať. Potom ich nevratne vymažeme.
- Fakturačné a účtovné doklady — 10 rokov od konca roka, ktorého sa týkajú, podľa zákona o účtovníctve.
- Technické logy — 12 mesiacov.
- Komunikácia s podporou a z kontaktného formulára — 3 roky od poslednej komunikácie.
Ak údaje potrebujeme na uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov, uchovávame ich až do skončenia takého konania. Po uplynutí uvedených dôb údaje vymažeme alebo anonymizujeme.
7. Vaše práva
V súvislosti so spracúvaním osobných údajov máte právo:
- na prístup k údajom a informáciu o tom, ako ich spracúvame;
- na opravu nesprávnych alebo neúplných údajov;
- na vymazanie údajov, ak už nie sú potrebné a nebráni tomu zákonná povinnosť;
- na obmedzenie spracúvania;
- na prenosnosť údajov v štruktúrovanom, bežne používanom formáte;
- vzniesť námietku proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu;
- odvolať súhlas, ak je spracúvanie založené na súhlase, bez vplyvu na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním;
- podať návrh na začatie konania na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, dataprotection.gov.sk.
Svoje práva uplatníte e-mailom na info@bokaflow.com. Odpovieme najneskôr do jedného mesiaca; v odôvodnených prípadoch môžeme lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace, o čom vás informujeme. Pred vybavením žiadosti môžeme overiť vašu totožnosť.
Ak ste osobou, ktorej údaje do služby vložil niektorý náš používateľ (napríklad autor alebo partner vydavateľstva), obráťte sa so žiadosťou priamo na neho, pretože on je ich prevádzkovateľom. Ak sa žiadosť dostane k nám, postúpime ju mu.
8. Bezpečnosť
Prenos údajov je šifrovaný (HTTPS). Heslá uchovávame výlučne v podobe kryptografického odtlačku. Dáta jednotlivých firiem sú v aplikácii logicky oddelené a prístup k nim je obmedzený oprávneniami. Prístup k produkčným systémom má len nevyhnutný počet poverených osôb.
Ak by došlo k porušeniu ochrany osobných údajov s rizikom pre vaše práva, informujeme vás bez zbytočného odkladu a splníme si oznamovaciu povinnosť voči dozornému orgánu.
10. Zmeny tohto dokumentu
Tento dokument môžeme aktualizovať, napríklad pri zmene funkcií služby, ďalších sprostredkovateľov alebo právnych predpisov. Na podstatné zmeny vás upozorníme e-mailom alebo v aplikácii vopred, pri zmene ďalších sprostredkovateľov v lehote podľa bodu 4.4.
Aktuálna verzia je vždy dostupná na tejto stránke. Dokument je vyhotovený v slovenskom jazyku; v prípade rozporu s jeho prekladom má prednosť slovenské znenie.
11. Kontakt
S otázkami k ochrane údajov sa na nás obráťte na info@bokaflow.com alebo poštou na adresu Bokaflow s. r. o., Partizánska 3261/18, 058 01 Poprad.
Súvisiaci dokument: Všeobecné obchodné podmienky.